Papieren die actie vragen apart houden
Tussen je post zitten regelmatig papieren waar je iets mee moet: een formulier invullen, een rekening controleren, een brief beantwoorden. Als je die niet apart houdt, verdwijnen ze in de stapel.
Maak een actievak op je papierplek
Gebruik een apart bakje of klem naast je gewone poststapel voor alles waar je nog iets mee moet doen. Een factuur die je moet nakijken, een inschrijfformulier, een antwoordkaart — zodra je bij het sorteren merkt dat er actie nodig is, gaat het papier in dit vak. De rest blijft in de gewone bak of gaat weg. Eén vraag volstaat als criterium: moet ik hier nog iets mee?
Zet een datum op elk actiepapier
Noteer rechtsboven de uiterste datum waarop je het moet afhandelen. Bij een rekening is dat de vervaldatum; bij een formulier de inleverdatum. Heb je geen harde deadline, kies dan een eigen streefdatum. Sorteer het vak van vroeg naar laat zodat wat het eerst afloopt bovenop ligt. Zo zie je in één oogopslag wat het meest dringt.
Ruim het actievak op na afhandeling
Heb je een formulier verstuurd of een rekening betaald, haal het papier dan uit het vak. Moet je een bewijs bewaren, berg het op in een aparte map — niet terug bij de openstaande acties. Wat je niet meer nodig hebt gaat naar het oud papier. Het actievak moet alleen bevatten wat nog gedaan moet worden. Groeit het toch, pak dan het bovenste papier en handel het nu af.