Afspraakpapieren verzamelen als ze niet tegelijk binnenkomen
Voor sommige afspraken komt niet alles tegelijk binnen. De tickets koop je weken vooruit, de routebeschrijving print je later, en een bevestiging valt pas vlak ervoor op de mat. Zonder systeem liggen die papieren op drie verschillende plekken.
Koppel elk papier meteen aan de afspraak
Zodra je iets ontvangt dat bij een toekomstige afspraak hoort — een entreebewijs, een parkeerkaart, een doorverwijzing — loop je naar je afsprakenmapje en stop je het erbij. Doe dit ook als de afspraak nog weken weg is. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat het papier verdwijnt in een la, een jaszak of onder een tijdschrift. Schrijf de datum van de afspraak erop als die er niet duidelijk op staat, zodat het papier direct op de juiste plek in het mapje terechtkomt.
Controleer een paar dagen vooraf of alles er is
Een paar dagen voor de afspraak open je het mapje en leg je alle papieren voor die afspraak naast elkaar. Heb je de tickets? De bevestiging? Een routebeschrijving als je die nodig hebt? Als er iets ontbreekt, heb je nu nog tijd om het op te zoeken of opnieuw af te drukken. Dit is het moment om gaten te dichten, niet de ochtend zelf.
Voorkom dubbele afdrukken
Het komt regelmatig voor dat je dezelfde bevestiging twee keer uitprint omdat je vergeten was dat je dat al had gedaan. Door alles in één mapje te bewaren en even te bladeren voor je iets print, voorkom je overbodige kopieën. Minder papier in het mapje betekent sneller vinden wat je zoekt.